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Um tema muito recorrente entre meus clientes é a frustração resultada quando um colaborador não conclui uma tarefa no tempo determinado.
Há muitas razões para isso:
A pessoa não é boa em administrar o seu tempo.
A pessoa se esqueceu ou não percebeu a importância do compromisso.
A pessoa concordou com o seu pedido, mas nunca teve a intenção de executar o compromisso.
A pessoa não verificou que tinha outros planos que afetariam a sua agenda.
A pessoa estava planejando em boa fé concluir a tarefa no tempo determinado, mas levou mais tempo do que o esperado.
A pessoa tem medo de dizer que não pode entregar a tempo (ou entregar a tarefa completa)
Há muitas formas de dar seguimento aos compromissos, mas primeiro você precisa ter clareza sobre o que está sendo requisitado. Não faça suposição; tome o tempo necessário para obter clareza sobre o pedido.
Responsabilização inclui:
- Ter um plano claro, acordado com todos os participantes
- Ter etapas com ações claras e complementadas por discussões
- Ajudar a outra pessoa entender a importância do compromisso e o que mais pode ser relevante
- Obter clareza sobre como a tarefa será monitorada
A sequência da responsabilização
1. As quatro partes solicitadas:
Você não pode simplesmente dizer a uma pessoa para entregar algo em uma determinada data e assumir que isso será feito no tempo e a sua satisfação. Em vez disso, você precisa confirmar que a pessoa entenda o que foi solicitado e se ela tem o tempo e a competência para completar a tarefa.
Às vezes, as opções e possibilidades soam bem, mas na hora de implementá-las isto é uma outra história. A discussão sobre a prestação de contas destina-se a criar uma forma de manter a outra pessoa responsável pelo seu compromisso. Isto também garante que a outra pessoa tenha a motivação interna suficiente para completar as próximas etapas.
Ao fazer um pedido, há quatro itens que precisam ser esclarecidos.
Tarefa: Esclarecer a tarefa. Será que a pessoa tem tempo e habilidades para completar o que foi solicitado?
Entrega: O que exatamente deve para ser entregue? (Você pode entender o seu pedido, mas a outra pessoa?)
Esclarecer o pedido: Solicite uma data de entrega e pergunte se a pessoa pode completar a tarefa no tempo determinado.
Esclarecer como / quando renegociar se as circunstâncias mudarem e a outra pessoa não puder completar o pedido no prazo determinado. A renegociação deve ocorrer com o tempo suficiente para fazer outros planos.
Quem mais precisa fazer parte desta tarefa? Talvez o gerente da pessoa precisa saber que ela está executando esta tarefa.
Medidas: Como ambas as partes sabem que o pedido foi concluído? O que exatamente deve ser entregue?
Motivação: Porque é importante completar o pedido? Quem será afetado se for realizado ou não? Porque o cronograma é importante e quanta flexibilidade existe?
No final da discussão deve-se produzir um plano que defina:
- Um pedido claro
- A data de entrega
- A descrição do que deve ser entregue ou como devera aparecer
- Como é que vai ser entregue
- Como renegociar o pedido (isto deve ser feito enquanto ainda há tempo para encontrar soluções alternativas)
2. Dicas
Você pode fazer um pedido, mas certifique-se de que a pessoa tem a oportunidade de negociar a entrega, caso contrário ela vai concordar com o seu pedido só para agradar você.
Se a pessoa não puder entregar a tempo, então engaje com ela em um processo de resolução de problemas. Outros compromissos talvez possam ser renegociados.
3. Conclua a reunião! Wrap Up
Antes de encerrar a reunião, peça para outra pessoa repetir o que foi concordado.
Em PNL isto se chama BACKTRACKING
Renato Moreira, Coach executivo – Ajudo os meus clientes a encontrarem clareza e ganharem confiança para transformarem as suas vidas e levar os seus negócios para um alto nível.
Renato Moreira 